Generelt
Alle, der skriver til Børnesagens Fællesråd via mail, skriver på en ikke-krypteret mail, man skriver på eget ansvar, og alle persondata behandles fortroligt.
Medarbejdere har tavshedspligt, som er gældende ud over ansættelsen.
Alle persondata beskyttes ved fortrolig opbevaring.
For ansøgere
Børnesagens Fællesråd har følgende stipendier:
- Konfirmationsstipendie
- Fritidsstipendie
- Uddannelsesstipendie
- Julestipendie
- Aktivitetsstipendie for foreninger
Stipendier skal søges via en ansøgningsformular på jotform.com, der er en lukket, sikret portal.
Alle der ansøger elektronisk om et stipendium i Børnesagens Fællesråd oplyses om, at persondata opbevares fortroligt og slettes som angivet.
Hvis Børnesagens Fællesråd modtager papiransøgninger og ansøgninger pr. mails, henvises ansøgerne til at søge konkrete stipendier elektronisk, hvorefter materialet slettes.
Behandling af personfølsomme data
Ansøgerne afgør selv, hvilke personfølsomme data de videregiver, når de ansøger på Børnesagens Fællesråds ansøgningsskema.
Alle oplysninger opbevares på onlineplatformen jotform.com og eksporteres til internt brug til Excel ark. Filer opbevares på eksterne harddisks, der opbevares i pengeskab.
Vores anonyme brevkasse har sin egen mail og administreres efter aftale med en af Børnesagens Fællesråds medarbejdere. Alle indkomne mails videresendes til brevkassens redaktør, som på samme vis sender et svar tilbage. Alle indkomne mails og afsendte mails vedr. Børnesagens Fællesråds Brevkasse opbevares og slettes efter max. 30 dage.
Børnesagens Fællesråds brevkasseredaktør opbevarer evt. spørgsmål og svar i en printet, aflåst udgave.
Alle mails hos brevkasseredaktøren vedr. spørgsmål og svar opbevares og slettes hos denne efter max. 30 dage.
Brug af data
Alle data behandles fortroligt.
Data bruges i sagsbehandlingen med henblik på at vurdere, om en ansøger falder inden for Børnesagens Fællesråds kriterier for uddeling af et stipendium.
Data bruges til anonyme statistikker.
Data bruges til information og i kampagner i anonymiseret form.
Data bruges, når Børnesagens Fællesråd henvender sig til ansøgere, der kan modtage en gave eller en gratis event.
Data anvendes, når Børnesagens Fællesråd tager kontakt med en ansøger, der har tilkendegivet, at de kan kontaktes.
Data bruges endvidere, hvis evt. studerende henvender sig, vedr. empiri til bacheloropgave eller speciale, og der forudgående er underskrevet en anerkendt aftale indeholdende datahåndtering og tavshedspligt.
Samtykke
Ansøgerne afgiver samtykke, når de indvilger i at ansøge hos Børnesagens Fællesråd. Det fremgår af hvert elektronisk ansøgningsskema, hvad de giver samtykke til.
Sletning af data
Alle data opbevares sikkert og utilgængeligt for andre end sagsbehandlere i Børnesagens Fællesråds sekretariat og bestyrelse vedr. stipendier.
Data slettes efterhånden.
Data opbevares fortroligt, og længden af opbevaring kan variere.
Data slettes fremover som angivet i de enkelte ansøgningsskemaer.
Registreredes rettigheder
Ansøgere kan henvende sig med henblik på sletning af data, og Børnesagens Fællesråd vil sørge for sletning efter anonymisering til brug for statistik.
Børnesagens Fællesråds Hjælpefond
Alle data vedrørende Børnesagens Fællesråds Hjælpefond er af finansiel art.
Opfølgning og revision af persondata
Denne politik for persondata i Børnesagens Fællesråd følges op og revideres hvert år i januar måned.
Rammerne er godkendt i Børnesagens Fællesråds bestyrelse.